|
إدارة وأرشفة رسائل البريد الالكتروني في المنظمات الحكومية
إعداد د. اشرف محمد عبد المحسن الشريف مدرس الوثائق والمعلومات
|
|
|
النقاط الرئيسية
|
مستخلص |
|
اشرف محمد عبد المحسن الشريف. إدارة وأرشفة رسائل البريد الالكتروني في المنظمات الحكومية .- cybrarians journal .- ع 9 (يونيو 2006) .- <اذكر هنا تاريخ الاطلاع على المقالة > .- متاح في : http://www.cybrarians.info/journal/no9/archiving.htm |
|
|
|
يعد البريد الإلكتروني Electronic Mail أداة اتصال هامة في إدارة الأعمال الحكومية ، وتستخدم الهيئات الحكومية بشكل متزايد نظم البريد الإلكتروني في نشر وتوزيع المذكرات ومسودات الأعمال ، وإذاعة التوجيهات وإرسال الوثائق الرسمية والمراسلات الخارجية وفى دعم كافة العمليات الحكومية، ولاشك أن التنظيم الجيد للبريد الإلكتروني سوف ييسر كثيرا من الأعمال الحكومية ويقضى على المهام الروتينية المتكررة ، فى حين أن استخدام البريد التقليدي سوف يؤثر حتماً على تدفق سير العمل وعلى توثيق العمليات الحكومية ، نتيجة لما يتكلفه البريد التقليدي من وقت وجهد ، مما يدفع الى استخدام النظم الآلية .
وإذا كان المجتمع الزراعي يعتمد على المواد الأولية والطاقة الطبيعية كالريح والمياه والجهد العضلي والبشرى ، ويعتمد المجتمع الصناعي على الطاقة الميكانيكية أو الكهربائي أو النووية ، فإن المجتمع ما بعد الصناعي Post-Industryيعتمد على شبكات الاتصال والحاسب الآلي.
ولم تعد المعلومات الآن مجرد نوع من الترف تتباهى بها المجتمعات أو المنظمات وإنما أصبحت ركيزة أساسية في تطور المجتمع وتحقيق الرفاهية المنشودة ، ولقد دخلت تكنولوجيا المعلومات والاتصالات جميع الميادين العلمية الاجتماعية والإنسانية ، فعصرنا الحالي والمستقبلي هو عصر المعلومات الإلكترونية في خدمة المجتمع، ويرتكز هذا المجتمع بصفة أساسية على تعظيم شأن الفكر والعقل الإنساني بالحاسبات الآلية و شبكات ووسائل الاتصال الحديثة والذكاء الإصطناعى ونظم الخبرة.
ولقد انتشر البريد الالكتروني بسرعة مذهلة ، حيث بلغ معدل استخدامه ضعف البريد العادي الذي يتم تدواله عالمياً ، أو بعبارة أخرى يتم إرسال وتلقى ما يقرب من 31 بليون رسالة بريد الكتروني في اليوم الواحد, وهذه الأرقام يتوقع الخبراء أن تتضاعف بحلول عام 2006 والأكثر من ذلك أن معدل إرسال البريد العادي تناقص بنسبة 2.5% عام 2002، وتحتكر الولايات المتحدة بمفردها ما يزيد عن 45% من إجمالي البريد المتداول عالمياً ، وتواجه هيئات البريد تحديا كبيرا أن لم تواكب التغيرات التكنولوجية السريعة والتي قد يضطرها إلــى غلـــق أبوابهـــا بحلــول عــام 2011.
وبطبيعة الحال وباعتبار أن الأرشيفات جزء لا يتجزأ من الإطار الثقافي وأيضاً الإداري في المجتمع ، فقد تأثرت بما حدث في المجتمع الدولى والمحلى من تطور في تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، فبعد أن كانت الأرشيفات تعتمد في العقود الماضية على الوثائق الو رقية، إلا أنه بعد انتهاء الحرب العالمية الثانية قد تغير الوضع تماماً ، ليس فقط لازدياد كميات المعلومات التى تنتجها أجهزة الدولة ، ولكن للتقدم في أشكال الوسائط التى تسجل وتخزن عليها المعلومات سواء كانت معلومات نصية أو صوتية أو صور أو فيديو ، مع إمكانية الربط بينهم .
وعلى الأرشيفين ومديري الوثائق أن يواجهوا تلك التغيرات والتطورات التي بدأت تهدد الثوابت الأرشيفية ذاتها ، فالمعلومات الرقمية الموجودة على الخط المباشر On-Line ، يصعب التحكم فيها والسيطرة عليها ، فهي كيان هلامي يصعب قيده وبالتالي توثيقه، عكس الوثائق الورقية التي يسهل تحديد ماهيتها من حيث الشكل أو المضمون نظرا لان لها وجودا ماديا ملموسا ، كما انه من السهل التحقق من مصداقية هذه الوثائق والاعتماد عليها كمصدر للتاريخ، وعلى الأرشيفين أن يواجهوا هذا التحدي وأن يقبلوا بإعادة النظر في بعض المبادئ الأرشيفية لتتواكب مع هذا التطور الحادث في طبيعة المعلومات والأشكال و الوسائط المخزنة عليها.
وهناك عدد من المفاهيم والمصطلحات اللازم تحديدها والتعريف بها قبل البدء في شرح نظام البريد الإلكتروني وكيفية عمله ، ومن هذه المفاهيم ما يلى :
· البريد الالكتروني E-Mail
قد يطلق مصطلح البريد الإلكتروني على أكثر من معنى مما يحدث ارتباكاً في فهم المصطلح ، فهو يستخدم مرادفا لمصطلح نظام البريد الإلكتروني وقد يطلق على الرسائل الالكترونية ذاتها التى توزع من خلال نظام البريد .
· نظام البريد الالكتروني E-mail system
هو النظام الذى يمكن المستفيدين من إرسال أو نقل استقبال وإدارة الرسائل النصية أو الرسومات أو الرسائل الصوتية والفيديو عبر الشبكات المحلية أو الدولية عبر الاتصال بشبكة الانترنت .
· رسائل البريد الإلكتروني E-mail message
مصطلح يطلق على أى اتصال يتم من خلال نظام البريد الإلكتروني لإدارة الأعمال الرسمية للمنظمة داخلياً أو بين مختلف المنظمات المحلية أو الخارجية مثل الاتصال بالعملاء أو بالموظفين أو الجمهور . وهذا التعريف يطبق بالمثل على محتوى الرسالة والمعلومات المرفقة بكل رسالة وكذلك يطلق على المرفقات الملحقة بمضمون الرسالة .
· صندوق البريد الإلكتروني E-mail Box
يقوم الصندوق بحفظ المجلدات Folders وما به من ملفات على مزود البريد Mail Server الموجود على الشبكة أو على مزود الانترنت ISP، ثم يقوم بتوزيع البريد الإلكتروني على المستلمين في وقت واحد ؛ والوصول إلى صندوق البريد الالكتروني يكون من خلال كلمة مرور وذلك لتجنب دخول أى شخص يحاول حذف مكونات الصندوق أو الإطلاع عليها بدون تصريح .
· عنوان البريد الإلكتروني E-mail Address
كل شخص من الممكن أن يكون لديه عنوان للبريد الالكتروني الذى يخصه على الشبكة المحلية أو شبكة الإنترنت ويتكون العنوان البريدي من جزأين يفصل بينهما بعلامة @ وتنطق بالإنجليزية At )) والجزء الأول الموجود قبل هذه العلامة عبارة عن اسم المستخدمUser Name والجزء الثانى هو الحيز أو Domain الذى تملكه مؤسسه ما من فضاء الانترنت، وهو مكون من نطاقين يفصل بينهما بنقطة .
· جهاز خادم البريد الإلكتروني E-mail Server
عبارة عن جهاز حاسب آلى بمواصفات خاصة يستخدم مجموعة من البرامج المطلوبة لإقامة الاتصال حيث توفر برامج الخادم / العميل ، العديد من خصائص شبكة الانترنت ويستخدم الخادم في تخزين الرسائل الالكترونية وترتيبها وحفظها في مجلدات Folders طبقاً لطبيعة العمل بالمنظمة ، ويقوم خادم الإيميل بتزويد الحاسبات الآلية العميلة بهذه الرسائل ، ويجب أن يحفظ هذا الخادم في بيئة آمنة وتحت تحكم المنظمة . وهناك برامج خاصة تستخدم من قبل الخادم أو مزود الإنترنت تعمل على تنظيم الرسائل الإلكترونية وحفظهما بصورة معيارية موحدة وهذه البرامج تدعى ببرامج خادم أو مزود البريد مثل Exchange Server Domino، server .
· البيانات الواصفة Meta Data
هى عبارة عن معلومات عن رسائل البريد الالكتروني وتتضمن اسم الراسل والمستلم ، و تاريخ ووقت إنشاء الرسالة ، وتاريخ استلامها ،ومعلومات عن المنظمة التى أنشأت الرسالة مثل وهذه البيانات الواصفة ربما لا تظهر كجزء من الرسالة ، ولكنها هامة فى عملية أرشفة وتخزين وسائل البريد الإلكتروني .
· برتوكولات البريد الإلكتروني :
الأول : - برتوكول (STMP) Simple Mail Transport Protocol وهو برتوكول أو برنامج يعمل على نقل رسائل البريد الإلكتروني ونشرها وتوزيعها بصورة صحيحة وهو مثل موزع البريد التقليدي .
ثانيا :-برتوكول Post Office Protocol (POP) هذا البرتوكول او البرنامج يلعب دور رجل البريد الذي يقوم بوضع كل رسالة في صندوق البريد الصحيح ، وهذا خاص بالرسائل الواردة ووضعها في صناديق البريد الافتراضية المناسبة .
· الخادم / العميل
Client / Serverطريقة لتوزيع المعلومات أو الملفات ، حيث يقوم برنامج الخادم المركزى بتخزين الملفات وإتاحتها طبقاً لمتطلبات برامج العميل أو المستفيد ، وفي حالة الشبكة المحلية ، فإنه يتم الاحتفاظ بالملفات والموارد الأخرى على كمبيوتر الخادم المركزي ويتفاعل المستفيد مع الشبكة عبر أجهزة الكمبيوتر العميل .
2. متطلبات وجود نظام البريد الالكتروني
بداية يجب أن نؤكد أن المقصود من هذا البحث هو إرشاد المنظمات والشركات إلى كيفية التعامل مع رسائل البريد الالكتروني ذات الطابع الرسمي وليس الرسائل الشخصية، ووضع القواعد والمعايير اللازمة لتخزين وحفظ واسترجاع وتقييم الرسائل, ولكي يتم هذا داخل المنظمة لابد من وجود شبكة داخلية LAN) ) Local Area Network ، يتم نقل الرسائل خلالها وتخزينها واسترجاعها عبر مزود أو خادم الشبكة المحلية .
ومصطلح الشبكة الداخلية LAN يعنى شبكة اتصالات يتم امتلاكها بشكل خاص وتغطى منطقة جغرافية محدودة، مثل مجموعة من المكاتب أو مبنى أو مجموعة من المباني، وتتكون من مجموعة من الحاسبات المتصلة ببعضها البعض بطريقة تسمح باقتسام الموارد فيما بينها وذلك من خلال تجهيزات ومعدات معينة.
2/1 مكونات الشبكة المحلية
تشتمل الشبكة المحلية على المكونات الآتية :
2/1/1 - محطات العمل : وهى حاسبات مصغرة PC – Personal Computer تستخدم موارد الشبكة فالحاسبات المتصلة بالشبكة يمكن أن تقدم موارد أو تستخدم موارد متاحة أو تؤدى الوظيفتين معا . وأقل تشكيل لمحطة العمل المتصلة بالشبكة يتضمن وحدة معالجة مركزية CPU ولوحة مفاتيح وشاشة وكارت شبكة Network Interface Card أما الطباعة فيمكن أن تتم مركزية أو بطريقة موزعة بين الحاسبات .
ويمكن لكل جهاز من أجهزة الحاسب الالى PC المتصل بالشبكة أن يعمل بدون إمكانية اختزان على أقراص خاصة به، سواء أقراص مرنة أو القرص الصلب، وهناك أنواع من كارت الشاشة
تسمح للنظام باستلام برامج التشغيل الأولى من الشبكة Start-Uprograms .
2/1/2 - الخوادم Servers : هي حاسبات تتولى تقديم موارد الشبكة لباقي الأطراف Terminals وهى مجهزة بتجهيزات وبرامج خاصة لتؤدى وظائف لصالح الشبكة، ومن أنواع الخوادم خادم الملفات file servers وهو مسئول عن نقل الملفات والتعامل معها، وخادم البريد الالكتروني E-Mail Server .
2/1/3 - أجهزة الشبكة Network Hardware وتضم كروت الشبكة ووصلات الشبكة Cables ومعدات الاتصال بالشبكة Communication Equipment .
2/1/4 - برامج الشبكة Network Software وتضم برامج نظام تشغيل الشبكة وبرنامج الوصول إلى موارد الشبكة وبرامج تشكيل وإدارة الشبكة وبرامج البريد الالكتروني، وعند شراء البرنامج الخاص بتشغيل
بيئة الشبكات Network Operating فإنها سوف تتضمن معظم البرامج السابقة .
2/1/5 - برامج التطبيقات Application Software وتضم برامج قواعد البيانات ومعالجة الكلمات والجداول الالكترونية ويراعى تتطابق هذه البرامج مع بيئة التشغيل الشبكى .
2/1/6 - النظام الفرعي للنسخ الاحتياطية Back Up Subsystem : والمقصود إيجاد نظام لتأكيد أمن البيانات
المخزنة على خادم الملفات، خاصة، فإذا ما زادت كمية البيانات عن 20ميجابايت فلابد من إيجاد نسخ احتياطية غير الأقراص المرنة مثل الشرائط الممغنطة والتي من الممكن أن تحمل أكثر من 100 ميجابايت من البيانات.
3. شكل وتكوين رسالة البريد الإلكتروني
يعد البريد الالكتروني وسيلة لإنشاء الخطابات وإرسالها عبر الحاسب الالى إلى شخص أو أكثر، وتخزن الرسالة الالكترونية في الحاسب الخادم E-Mail Server، حتى يفتحها المرسل إليه ويقرؤها أو يقوم يقوم بإرسالها الى حاسبه الخاص، ولا يشترط أن يكون المرسل والمرسل إليه على نفس الشبكة، كما لا يشترط أن يستخدم نفس نوع الحاسب أو نظم التشغيل، فمعظم نظم البريد الالكتروني قادرة على التبادل .
ومن الممكن أن يكون مستخدم البريد الالكتروني على اتصال دائم بخادم البريد عن طريق كابلات الشبكة المحلية وفى هذه الحالة فنه يستطيع أن يفتح رسائله حال وصولها، ومن الجائز أن يتم اتصال بخادم البريد عن طريق مودم وبواسطة بروتوكول خاص مثل Protocol Post Office ويسمى اختصارا Pop Mail، حيث يقوم بالاتصال بخادم البريد وإنزال الرسائل الواردة فيه إلى حاسب المستخدم .
ولكي يتم استخدام البريد الالكتروني لابد وان يكون للمستخدم عنوان بريدي E-Mail Address يكون مميز بعلامة @، حيث يبدأ العنوان باسم المستخدم User Name أو اسم الهوية (ID) أما الجزء الواقع على يمين العلامة فيطلق عليه النطاق (Domain) وهو يدل على المؤسسة التابع لها الشخص أو البلد .
وكل رسالة بريد الكتروني لها نفس الشكل أيا كان برنامج الإيميل المستخدم، و تتكون من عدد من العناصر التي يقوم المستخدم بملئها بنفسه وهى :-
|
عنوان مرسل الإيميل Sender@Providor.be |
From |
|
وتحتوى على عنوان المستلم Reciver@Providor.be |
To |
|
وتحتوى على رأس موضوع للرسالة الإلكترونية |
Subject |
|
نسخة كربونية من الرسالة Carbon Copy
|
Cc |
|
وتستخدم في إرسال نفس الرسالة الالكترونية إلى شخص آخر ولكنها لا تظهر عنوان البريد الالكتروني . Blind Carbon Copy
|
BCc |
|
وهو جزء مصاحب للرسالة الالكترونية فقد يرفق بالرسالة تقارير مالية وإحصائيات وغيرها ومن الممكن أيضاً إرفاق ملفات سمعية أو بصرية بنفس الطريق ( مثل اجتماعات مجالس الإدارة والمؤتمرات وهكذا ....... ) والمرفقات هي جزء مكمل للرسالة . |
Attachment |
4. مميزات وعيوب البريد الالكتروني
يمثل البريد الالكتروني مشكلة تتمثل في أن معظم العاملين فى المنظمات ينظرون إلى البريد الالكتروني على أنه شكل من وسائل الأنصال غير الرسمى أو الشخصى ، وليس على أنه أحد التقنيات الحديثة التى تستخدم في إدارة الأعمال ، ويجب تدريب الموظفين على فهم أنظمة الرسائل الالكترونية التى أصبحت جزء من العمل الإداري يستخدم في دعم الأعمال الرسمية .
ويجب أن تضع المنظمة سياسة محددة للتفريق بين الاستخدام الشخصي للبريد الالكتروني وبين الاستخدام الرسمي لها وإلا سوف تقع المنظمة في مشاكل تكون في غنى عنها .
ويوجد عدد من المميزات والعيوب تنتج عن استخدام البريد الإلكتروني وهى غالباً الموجودة فى النظام البريد التقليدي :-
4/1 - المميزات
-
وسيلة اتصال سريعة وسهلة ، حيث يصل البريد الإلكتروني إلى صندوق بريد المرسل اليه في ثوان أو دقائق .
-
وسيلة اتصال رخيصة الثمن ، ولنا أن نتخيل كم يتكلف إرسال خطاب إلى شخص في احد الأقطار أو مخاطبته هاتفياً، ولكن إرسال البريد الالكتروني يأخذ نفس الوقت سواء أرسلت الرسالة إلى أحد جيرانك أو إلى شخص يبعد عنك آلاف الأميال .
-
يعمل
البريد الالكتروني طوال الوقت دون أجازات أو عطل رسمية أو غير رسمية
، كذلك فأنه لا يضل طريقة إلى صندوق البريد الإلكتروني كما قد يحدث
في البريد العادي.
-
تسجيل وقت تاريخ أو سائل الرسائل وحفظها وأن كان وقتاً غير دقيق مائة بالمائة .
-
إمكانية إرسال أكثر من رسالة لأكثر من شخص في وقت واحد .
-
منع التطفل على الرسائل للإطلاع عليها كما يحدث في المكالمات التليفونية ، وذلك من خلال تشفير البريد الالكتروني .
-
إمكانية قراءة الرسائل في أى وقت وفي أى مكان طالما أن المستفيد يتصل بالشبكة وصندوق البريد متاح من خلال أسم المستفيد وكتابة كلمة المرور .
4/2 - العيوب
-
1إمكانية تخزين الرسالة في أكثر من مكان مما يؤدى إلى مشاكل في عملية التخزين وتكرار النسخ .
-
إمكانية طبع الرسائل من خلال الانترنت بدون موافقة المسئول عن إدارة البريد الإلكتروني .
-
إمكانية الحذف أو التعديل كما أن محو الرسائل وحذفها لا يعنى التخلص منها نهائياً ، مما قد يؤدى إلى إمكانية إرجاعها والإطلاع عليها .
-
العديد من نسخ الرسائل الوثائق المرفقة بها وسهل طبعها وحفظها مما يزيد من التكلفة سواء للمكان أو الورقة .
-
عدم الرسمية مما يؤدى إلى الانحراف .
-
عدم وجود إدارة منهجية للبريد الالكتروني المنظمة سوف يحدث ارتباك في المساحة المخصصة لتخزين الرسائل – خاصة عند حذف رسائل بعينها ، مما يؤدى إلى خلل شديد في العمل الإداري
5. رسائل البريد الالكتروني الرسمية
5/1 - متى تعد رسائل البريد الالكتروني وثائق؟
يعد هذا التساؤل ضروري لأنه بالإجابة عليه سوف يتحدد ماهية الرسائل التى يجب الاحتفاظ بها كدليل على أعمال المنظمة وحذف الرسائل التى لا تدخل في هذا النطاق . وتتحدد الإجابة على هذا التساؤل إذا ما طبق مفهوم الوثيقة على رسائل البريد الالكتروني، وإذا ما نظرنا إلى تعريف الوثيقة طبقاً لما أقره المجلس الدولى للأرشيف ( ICA ) أن الوثيقة هي أية معلومات أو سجلت أو دونت على وسيط ( بعض النظر عن شكله ) ، تم إنشائه أو تلقته المنظمة من خلال ممارستها لأنشطتها وحفظته للوفاء بالتزامات قانونية أو صفقات مالية ، وإذا ما طبق هذا التعريف على رسائل البريد الالكتروني نستطيع أن نحدد طبيعة الرسائل التى يمكن أن تكون وثائق وقد احتوى التعريف السابق على العناصر الآتية :
1-
التسجيل أو التدوين
2- الإنشاء
3-
الدليل
4- الاستلام
1- التسجيل والتدوين : حيث يتم تسجيل وسائل البريد وتدوينها على خادم البريد أو على القرص الصلب لكمبيوتر المستلم للرسالة .
2- الإنشاء :- لا يوجد اختلاف عن الوثائق الورقية ، حيث تنشا الرسائل داخل المنظمة وترسل إلى خارجها أو داخل الإدارات التابعة للمنظمة مثلها مثل الأوراق العادية .
2- الاستلام :- هناك اختلاف عن الوثائق التقليدية حيث يتم عمل نسخة من الرسائل الورقية الواردة ، في حين أن رسائل البريد الالكتروني يتم تخزينها بشكل آلى فـــي صنـــدوق الـــــوارد (Out Box )
الدليل :- حيث تثبت الرسائل الالكترونية الالتزامات القانونية أو المالية للمنظمة سواء لها أو عليها ، ولكن هناك اختلاف عن النظم الو رقية التقليدية ، فمن الموظفين من يتعامل مع رسائل البريد الالكتروني لأغراض شخصية كما أنه في بعض الأحيان لا تصل الرسائل إلى الصندوق البريدي للمنظمة نتيجة لحادث أو كتابة العنوان البريدي خطأ مما يتسبب في حدوث مشاكل.
ونستطيع أن نقول أن الإيميل يعتبر وثائق إذا ما احتوى على معلومات تدخل ضمن إطار أنشطة المنظمة الرسمية ( الإيميل الوظيفي ) وبناء عليه نستطيع تحديد ما إذا كان هذا النوع الجديد من الوثائق له قيمة إدارية أو أرشيفية .
ومن أمثلة رسائل البريد الالكتروني التي تعد وثائق رسمية وذات قيمة دائمة
-
رسائل البريد
الرسائل التى تعد دليل على إنجاز وإتمام أعمال المنظمة
الرسائل الصادرة والواردة والتي تكون جزء من العملية الإدارية .
رسائل السياسات أو التوجيهات أو التعليمات .
الرسائل التى تحتوى عن قليل أو كثير من المعلومات عن الوثائق الأصلية .
كذلك الرسائل التى تحتوى على معلومات غير موجودة في مكان آخر مثل :-
· الرسائل المتعلقة بجداول الأعمال
-
جداول ومحاضر المقابلات والاجتماعات
-
التقارير النهائية والتوصيات .
-
المفكرات والتعليقات غير الرسمية.
5/2 - رسائل البريد الالكتروني ذات القيمة المؤقتة
هناك رسائل من البريد الالكتروني تكون مطلوبة لمدة محدودة من الوقت للتأكد من إنجاز الأعمال الروتينية المتكررة ، هذه الرسائل لا تكن مطلوبة لضبط أو دعم أو توثيق برامج المنظمة ودعم اتخاذ القرار أو فى تنفيذ الأنشطة الإدارية ومنها على سبيل المثال :-
الرسائل التى تستخدم في الاتصالات العرضية الطارئة .
الرسائل التى تعد نسخ مكررة من المعلومات .
الرسائل غير الرسمية أو المسددات التى لا تعد دليل على تطور ونمو المنظمة .
الرسائل التى تأتى من مكاتب البريد أو الخدمات أو مصادر الإنترنت ولا تستخدم إلا في إغراض الإعلام .
الملاحظات المتنوعة عن اللقاءان أو الرحلات أو الأجازات .
ويجب التخلص من هذه الرسائل إذا لم يعد عليها استخدام وذلك بعد الحصول على موافقة رسمية وطبقاً للوائح الحفظ المعمول بها .
5/3 - مسودات البريد الالكتروني
أما فيما يتعلق بمسودات البريد الالكتروني التي تنشأ داخل نظام البريد الالكتروني والتي تعد دليل على تطور ونمو العمليات داخل المنظمة تعد وثائق يجب الإبقاء عليها أما الوثائق الأخرى ذات الصلة بالعملية التى ترسل أو تستقل داخل نظام البريد الإلكتروني فقد لا نحتاج إلى الإبقاء عليها مثل :-
1. المسودات التحضيرية ومسودات الأعمال التى لا تلعب دوراً في نمو و تطور عمليات المنظمة .
2. إذا احتوت المسودة على معلومات متكررة وموجودة فى رسائل البريد الإلكتروني .
3. إذا تم الاحتفاظ بنسخ من الرسائل لأغراض الاسترجاع .
ومثل هذه المسودات من الرسائل ذات القيمة المؤقتة يجب إزالتها أو محوها إذا لم يعد لها حاجة في العمليات الإدارية .
5/4 نسخ رسائل البريد الالكتروني
تعد نسخ البريد الالكتروني وثائق أيضا إذا ما تعلقت بتنفيذ المتطلبات التنظيمية والإدارية وتقع مسئولية الاحتفاظ بهذه النسخ على عاتق منشئتها أو مرسلها، وإذا تم الرد على الرسالة التى أرسلت ، يجب الاحتفاظ بها بالرد على النسخة المخزنة لدى مرسل الرسالة . وبالتالى سوف ينشأ أصل جديد ، ويتم الاحتفاظ بها لأغراض الاسترجاع ، وتقع مسئولية حفظها وأرشفتها على منشئ البريد الالكتروني في معظم الأحيان (المرسل) . وكذلك أيضاً على عاتق المتلقي أو مستقبل الرسالة إذا ما وجد أن الرسالة الواردة تحتوى على معلومات غير موجودة في مكان آخر بالمنظمة وتدخل ضمن إطار العملية الإدارية.
6. العوامل التى تحدد استخدام البريد الإلكتروني
يتم استخدام رسائل البريد الالكتروني في نقل أنواع مختلفة من المعلومات داخلياً وخارجياً ، وعلى الرغم من أن البريد الالكتروني يستخدم بطرق مختلفة وكثيرة إلا أنه لا يعد الطريق الوحيد للاتصال كما أن له مميزات وغالباً ما تكون المميزات للراسل والعيوب لمستلم البريد، وكما يسمح البريد الإلكتروني بإرسال العديد من المعلومات إلى أكثر من مستلم في وقت واحد فهو في نفس الوقت متهم بتكرار العديد من الرسائل التى تم استلامها .
وبداية يجب أن تحدد المنظمة مدى احتياجها إلى استخدام نظام البريد الإلكتروني كوسيلة اتصال داخلها أو خارجها، وتعتمد طريقة التى يستخدم بها البريد الإلكتروني في إدارة الأعمال على طبيعة عمل المنظمة وعلى وعى الموظفين ، على سبيل المثال بعض المنظمات ربما تعتبر أن المناقشات والمباحثات الخاصة بمنح العقود أو الاتفاقات لا تدخل ضمن البريد الإلكتروني، وأن الرسائل البريد هى فقط التى ترسل عند اتخاذ قرار التصديق على الاتفاقية أو العقد.
لذا من الضروري عند وضع سياسية لنظام البريد الالكتروني فأننا في حاجة إلى فهم طبيعة ونوع الأعمال التى تقوم بها المنظمة والطريقة التى تدار بها لأن طريقة التعامل مع البريد الالكتروني لا تختلف من منظمة إلى آخر فقط ، بل تختلف داخل إدارات المنظمة نفسها نتيجة لاختلاف عمل كل إدارة .
ويعتمد قرار استخدام البريد الالكتروني على عدد من العوامل هي :-
1- موضوع الرسالة
2- وجود المستلم
3- سرعة نقل الرسالة
4- سرعة الإجابة والرد.
5- عدد المستلمين أو المتلقين .
أولاً : موضوع الرسالة
تنقل رسائل البريد الالكتروني في موضوعات مختلفة ، فهى تعد سجل للأحداث الرسمية بالمنظمة، ويستخدم في نشر وتوزيع المعلومات والمناقشات والأعمال العامة، والاتفاقيات والعقود وغيرها، ويجب تحدد درجة حساسية الموضوعات التى يتم نقلها عبر البريد وذلك لتجنب نقلها أو وضع نظام تشفير لها لحمايتها من خطر الإطلاع التطفلى أو المتعمد .
ثانيا: وجود المتلقي
يوجد أوقات يصبح فيها استخدام البريد الإلكتروني ليس أفضل وسيلة لنقل الرسائل بسبب كثرة ما يتم إرساله من رسائل من غير ضرورة لسهولة كتابتها ورخص تكاليفها على سبيل المثال إذا كانت الرسالة المراد نقلها تحتاج إلى مقابلة المستلم وجهاً لوجه فأنها تكون أكثر فاعلية . خاصة إذا كان الموضوع المراد نقله عن طريق البريد كبير الحجم.
وفي حالة عدم وجود الموظف على مكتبه فأن الاتصال التليفوني هو المناسب أكثر، واذا من الصعب وجود الموظف نظر لان طبيعة عمله تحتم عليه وجوده في أكثر من مكتب فأن الاتصال وجها لوجه أو بالتليفون أفضل، وقرار تحديد نوع الاتصال يقرره أهمية الموضوع ذاته
ثالثا: سرعة نقل الرسائل
يتم نقل واستلام الرسائل بسرعة كبيرة ، ويعد نظام البريد الالكتروني نظاماً مناسباً إذا كانت ما كانت المعلومات يتم توصيلها بسرعة عندما يكون المستلم فى حاجة إليها، وإذا لم تكن الرسالة تحتمل التأخير لبعض الوقت فمن الممكن أن يحل التليفون مكانه .
رابعا : سرعة الرد
إذا احتاجت الرسالة إلى التصرف فيها والرد عليها فوراً أو تتطلب الأمر سرعة اتخاذ قرار بشأنها، فإن البريد الالكتروني ليس أفضل وسيلة اتصال لنقل المعلومات في هذه الحالة، بل من الأفضل مخاطبة المستلم والتأكد
من أن الرسالة وصلت إليه, وعلى الرغم من أن رسالة البريد الالكتروني يمكن أن ترسل وتنقل بسرعة إلا أنه لا يوجد ضمان بأن هذه الرسالة سوف تقرأ أو تمحى على الفور ، ولكن فى نفس الوقت لا يجيب على الرسالة إلا الشخص المختص .
خامسا: عدد المستلمين
على الرغم من أن البريد الالكتروني يعتبر طريقة جيدة في نشر المعلومات إلى مجموعات كبيرة من المستلمين ، إلا أنه يجب أن نلاحظ وجود عدد من الصعوبات ففى بعض الأحيان لا يتم معرفة اسم من ترسل إليه الرسالة ، وينصح عند إرسال رسالة بريدية إلى كل موظف بالمنظمة فأنه يجب تخزينها على خادم الشبكة الداخلية .
وإذا كانت الرسالة لها أهمية خاصة فأنها يجب أن ترسل إلى الاسم أو الشخص المحدد ويحدد لها حساب Account على خادم الشبكة الداخلية وذلك تبعاً لطبيعة المعلومات ، ويجب ملاحظة أن إرسال البريد الالكتروني المتعلق بالمصلحة العامة كالإعلان عن اجتماع ما للموظفين فإنه يجب أن ترسل إلى كل واحد بالمنظمة عن طريق استخدام قائمة البريد Mail Listing ويتم تخزين الرسالة على خادم البريد الإلكتروني بالشبكة الداخلية أو تبلغيها شفوياً طبقاً لأهميتها .
7. إدارة رسائل البريد الالكتروني
إن رسالة البريد الالكتروني ذات القيمة الأولية ( إدارية – مادية – قانونية ) يتم التعامل معها على أنها وثائق رسمية تدل على أنشطة المنظمة وتوثقها ، ولكن ليس في كل الأوقات يتم التعامل مع رسائل البريد على أنها وثائق رسمية مما يضيع علينا وثائق هامة يؤدى فقدها إلى صعوبة فى اتخاذ القرار ، وللتأكد من التكامل العضوي لمجموعات الوثائق ذات القيمة الإثباتية لأنشطة المنظمة فعلى الموظف المسئول عن إنشاء و استخدام البريد الالكتروني أن يدرك ويحدد مدى الحاجة إلى الإبقاء على هذه الرسائل وكيفية التعامل معها .
ويعتبر كل الأفراد في المنظمة مسئولون مسئولية مباشرة عن تحديد وإدارة رسائل البريد كل في نطاق اختصاصه ، وعند إرسال أو استقبال الرسائل الرسمية يتم حفظها للحاجة إليها في اتخاذ القرار ، وهناك نقاط أساسية يجب اعتبارها عند إدارة رسائل البريد الالكتروني الرسمية وهي :-
-
إنشاء رسائل البريد الالكتروني الذي يعتبر وثائق رسمية .
-
تحديد
حفظ رسائل البريد ومرفقاتها .
متى يتم قيد وحفظ سجلات البريد الالكتروني ؟
أين يتم قيد وحفظ وثائق البريد الالكتروني ؟
عنونة رسائل البريد الالكتروني .
7/1 - إنشاء رسائل البريد الالكتروني الرسمية
يمدنا البريد الالكتروني بأداة مثالية لإدارة سهلة وسريعة للمعلومات التى يشترك فيها العديد من الأفراد ، حيث يسمح بإرسال المعلومات إلى مستلم واحد أو إلى عدة متلقين في نفس الوقت، وهو أداة مناسبة لإرسال واستقبال الرسائل لمختلف قطاعات العمل في مكان واحد . ويستخدم بفاعلية في :-
1. بث ونشر المعلومات بين إدارات المنظمة عبر قوائم التوزيع البريدية Mail List
2. بث ونشر المعلومات (تقارير ـ تعليمات..) التي تشترك فيها مجموعتين أو أكثر من مجموعات العمل بالمنظمة.
3. نشر جداول الأعمال المقابلات, محاضر الجلسات مذكرات اللجان المشتركة والاحتفاظ بمسودات الوثائق.
ويتضمن إنشاء البريد الإلكتروني تحديد اللغة الرسمية وذلك عن طريق:
· عندما يرسل الموظف بالمنظمة رسالة بريد الكتروني لنشرها بين الإدارات، عليه أن يخاطب المستلم باللغة رسمية، وهناك استثناء وحيد هو اتفاق المرسل والمستقبل على اعتماد لغة ما بينهم يفهمونها.
· وكذلك الأمر عندما يراسل الموظف متلقين من أصول مختلفة ويتحدثون أو يكون لديهم لغة أم ولغة أولى ، فعليه عندئذ مخاطبتهم بلغتهم الرسمية.
· عليه استخدام لغة سهلة وواضحة تكون مفهومة ولا تحتمل اللبس حتى لا يساء فهمها.
· الإشارة إلى وجود مرفقات للرسالة سواء أكانت تقارير أو محاضر جلسات، تعليمات.
· عدم إساءة استخدام البريد الإلكترونية، نظراً لعدم وجود شكل موحد لكتابة رسالة البريد الإلكتروني .
وقد يساء استخدام البريد الالكتروني نتيجة لما يلي :-
1. كتابة تعليقات غير رسمية أو عبارات عدوانية خارجة عن نطاق عمل الإدارة.
2. إرسال رسائل أو مرفقات تحتوي على كلام خارج أو صور فاضحة أو عنصرية.
3. إرسال معلومات أو تقارير غير صحيحة عن شخص ما دون مواجهته.
4. إرسال بريد دعائي Spam Mail (البريد المتطفل ) مثل رسائل بها مواقع إباحية أو خطابات يتم إرسالها ويطلب من المستلم أن يرسلها إلى عدد مماثل ، وقد يكون غرض هذه الرسائل هو الابتزاز المادي. وصعوبة الرسائل التطفلية أو الدعائية أنها ترسل إلى عدد ضخم من المتلقين ويصعب تتبع مصدرها، كما أنه يعمل على خداع المتلقي بإغرائه أو الإلحاح عليه بفعل عمل ما، كأن تظهر له رسالة أو صورة كل فترة أثناء تشغيل نظام البريد الإلكتروني. عند الإعلان عن سلعة مثلا .
وعلى من يستخدم البريد الإلكتروني ألا يجيب على هذه الرسالة أو يفتحها أو يرسلها إلى الغير لأنها قد تحتوي على فيروسات تدمر محتويات صندوق البريد الإلكتروني وما به من رسائل، لذا من الأفضل استخدام فلاتر تساعد في الحد من دخول المتطفلين إلى نظام البريد الإلكتروني .
7/2 تحديد مسئولية التعامل مع البريد الإلكتروني
إن رسائل البريد الإلكتروني التي تنشأ في المنظمة لإدارة أعمالها والتى تعد دليل على أدائها لأنشطتها وظائفها تعد وثائق رسمية كما سبق القول، ويعد المنشئ (الراسل) الذي قام بكتابة الرسائل هو المسئول من تدوين الرسالة بشكل يتناسب وطبيعة العمل، وإنها حفظت بطريقة تتيح الوصول إليها بسهولة و بأسلوب آمن، وما ينطبق على الراسل ينطبق على مستلم الرسالة عليه أن يحدد ما يلي :
1.
الرسائل التى لها صفة الرسمية وتعد جزء من العملية الإدارية ولا توجد في مكان آخر .2. التأكد
من حفظ رسائل البريد الالكتروني الرسمية ضمن نظام الحفظ بالمنظمة وذلك للحفاظ على تكامل مجموعات الوثائق وعدم تشتيتها .3.
التخلص من الرسائل التى انتهت مدة حفظها ولا توجد حاجة للإدارة من الاحتفاظ بها ، مما تخفيف العبء على صندوق البريد الإلكتروني .وعلى كل الموظفين بالمنظمة أن يمتلكوا القدرة على تحديد رسائل البريد الإلكتروني التى تحفظ كوثائق رسمية ، وتقع ضمن اختصاص أعمالهم ، مع ضرورة حفظها مع نفس ملفات الوثائق التى ترتبط بها من حيث طبيعة النشاط والوظيفة التى تؤديها سواء كان نظام الحفظ ورقى أو الالكتروني ، وتحديد الرسائل الرسمية غالباً ما يتم من خلال سياقها Contextوبناء Structure ومحتواها المعلوماتى Content.
ونظراً لأن رسائل البريد الالكتروني يمكن أن ترسل بسهولة إلى العديد من الأشخاص بالمنظمة ،فلابد من اتخاذ الخطوات الآتية لتحديد:-
1. في
حالة الرسائل الصادرة التى ترسل إلى الخارج ، فان الراسل هو المسئول عن هذه الرسالة وعن حفظها وقيدها ضمن نظام الحفظ المنظمة .-
في
في حالة الرسائل الواردة من خارج المنظمة ويتسلمها أكثر من شخص ، فأن مدير العمل بالإدارة هو المسئول عنها وإذا تعذر ذلك فأن الشخص الذي استلمها هو المسئول .
7/3 إدارة مرفقات البريد الالكتروني
يوجد ثلاث طرق للتعامل على مرفقات البريد الإلكتروني هى:
الطريقة الأولى :- إما أن يتم التعامل مع رسائل البريد الالكتروني بشكل مستقل بعيدا عن المرفقات التى تحفظ بمفردها .